Регламент проверки контрагентов — редкий документ: он доказывает кое-что одним фактом своего существования.
Проверка без регламента выглядит как набор разрозненных действий, и каждое приходится объяснять отдельно: почему этого поставщика проверили глубоко, а того нет; почему по одной сделке собрали семь документов, а по другой два. Тот же набор действий при наличии регламента читается иначе — как исполнение собственной процедуры.
Разница в том, что процедура была до сделки, а объяснение появляется после.
Регламент, положение, чек-лист — что чем называть
Слова используют как синонимы, и это создает путаницу при поиске образца. Практическое различие такое:
Положение — документ о принципах: зачем компания проверяет контрагентов, каких целей добивается, кто за это отвечает на верхнем уровне. Обычно короткое, утверждается руководителем.
Регламент — документ о порядке: что делается, в какой последовательности, кем, в какие сроки, с какими результатами. Это рабочий текст, и именно его чаще всего ищут.
Чек-лист — рабочая форма, приложение к регламенту. Заполняется по каждой сделке и становится тем самым документом, который доказывает, что проверка была.
Можно обойтись одним документом — регламентом с приложением в виде чек-листа. Разделять на три имеет смысл в компании, где положение утверждает собственник, а регламент меняется чаще.
Из чего состоит регламент
Ниже разделы и то, что в каждом должно быть. Формулировок не даем намеренно: текст, списанный дословно, обычно противоречит тому, как компания работает на самом деле, а регламент, который не исполняется, хуже его отсутствия — он доказывает, что у вас была процедура и вы ее нарушили.
1. Область применения
Что описать. К каким сделкам регламент применяется, а к каким нет.
Что здесь важно. Исключения должны быть названы явно. Закупка канцелярии, коммунальные платежи, расчеты с монополистами, внутригрупповые операции — если для них порядок иной, так и запишите. Регламент, формально требующий проверять поставщика воды по полной программе, не исполняется никогда, и это видно по первой же папке.
2. Уровни проверки и пороги
Самый содержательный раздел и тот, ради которого регламент пишется.
Что описать. Два-три уровня глубины и правило, по которому сделка попадает в тот или иной.
Из чего складывается порог. Сумма — очевидный критерий, но не единственный. Работают также:
- новый контрагент или проверенный — по первой сделке уровень выше;
- предмет — подряд и услуги рискованнее поставки товара, потому что реальность исполнения труднее подтвердить;
- длительность — разовая сделка или долгий договор;
- предоплата — деньги вперед повышают уровень;
- цена заметно ниже рынка — сама по себе повод посмотреть внимательнее.
Как задать сумму. Привязывать к выручке или к средней сделке, а не к абсолютному числу: порог «свыше миллиона» через два года роста компании перестает что-либо значить.
3. Что проверяется на каждом уровне
Что описать. Перечень действий и документов по каждому уровню.
Что здесь важно. Разделяйте то, что сотрудник делает сам в открытых источниках, и то, что запрашивается у контрагента. Первое не требует ничьего согласия и занимает полчаса; второе упирается в переговоры и может не получиться.
Разбор того, какие документы вообще бывают и на какой вопрос каждый отвечает, — в отдельной статье: какими документами подтвердить должную осмотрительность.
4. Кто и в какие сроки
Что описать. Кто выполняет проверку, кто согласует результат, сколько времени отводится.
Что здесь важно. Ответственный должен быть назван должностью, а не именем: люди меняются, а регламент переписывать никто не станет. Срок нужен реальный — если на проверку отводится один день, а справку из налоговой контрагент везет неделю, регламент нарушается на первой же сделке.
Отдельно опишите, что делает инициатор сделки, если проверка не уложилась в срок. Вариант «работаем, проверим потом» тоже допустим, если он записан и требует чьего-то решения. Не записан — значит, происходит стихийно.
5. Критерии отказа и стоп-факторы
Самый трудный раздел, и обычно самый слабый.
Что описать. Обстоятельства, при которых сделка не заключается вообще, и обстоятельства, при которых она заключается с оговорками.
Почему трудно. Жесткий список стоп-факторов через полгода начнет мешать бизнесу, а мягкий ничего не решает. Рабочий подход — разделить на два уровня:
- безусловный отказ — короткий список, буквально несколько пунктов: запись о недостоверности сведений в реестре, дисквалифицированный руководитель, процедура банкротства;
- решение уровнем выше — все остальное: молодая компания, отсутствие ресурсов под объем, иски, цена ниже рынка. Работать можно, но решение принимает не тот, кто ведет сделку.
Второй уровень и есть настоящий механизм. Он не запрещает рисковать — он делает риск осознанным и оставляет след.
6. Меры снижения риска
Что описать. Что меняется в условиях сделки, если проверка показала слабые места.
Перечень короткий и его стоит иметь готовым: предоплата или, наоборот, оплата по факту, поэтапная приемка, обеспечение, заверение об обстоятельствах в договоре, ограничение суммы первой сделки, усиленный контроль исполнения.
Этот раздел превращает проверку из формальности в инструмент. Без него результат проверки некуда девать: либо работаем, либо нет.
7. Оформление результата
Что описать. Какой документ заполняется, где хранится, кто подписывает.
Что здесь важно — и это ключевое во всем регламенте. Результат должен фиксироваться так, чтобы дату нельзя было переписать задним числом. Файл в общей папке датой не является: его можно создать когда угодно. Работают: регистрация в системе документооборота, подпись исполнителя на бумаге, электронная подпись, отправка письмом.
8. Сроки хранения
Что описать. Сколько хранятся материалы проверки и с какого момента считается срок.
Ориентир. Срок должен перекрывать период, за который к вам могут прийти с вопросами. По длящимся договорам считать логично от завершения отношений, а не от даты проверки.
Конкретные сроки сверьте с действующими редакциями Налогового кодекса и закона о бухгалтерском учете — они менялись, и брать надо больший из применимых.
9. Периодическая перепроверка
Что описать. Как часто перепроверяются постоянные контрагенты и что служит поводом вне графика.
Поводы вне графика: смена руководителя или владельца, переезд, задержка исполнения, появление исков, резкое изменение условий работы.
Раздел короткий, но без него регламент прикрывает только первую сделку с каждым контрагентом, а претензию предъявят по последней.
Заготовка этого регламента — пришлем на почту
Девять разделов выше, но с пропусками вместо наших формулировок: вписываете свои пороги, должности и сроки. Плюс пример заполнения для торговой компании на восемь человек и лист проверки контрагента.
Что должно быть в чек-листе
Чек-лист — то, что заполняется руками по каждой сделке, и именно он потом предъявляется. Поэтому его состав важнее состава самого регламента.
Шапка — то, что превращает лист в доказательство:
- номер и дата заполнения;
- кто заполнил, должность и подпись;
- контрагент: название, ИНН, ОГРН;
- предмет и сумма сделки;
- присвоенный уровень проверки и почему именно этот — какое правило из регламента сработало.
Тело — по строке на каждое действие, и у каждой строки три поля: что проверяли, что обнаружили, чем подтверждается. Третье поле — самое важное: без ссылки на приложенный документ строка остается словами.
Типовой набор строк для среднего уровня:
| Что проверяли | Что смотрит проверяющий |
|---|---|
| Регистрационные данные | действующее юридическое лицо, адрес, руководитель |
| Достоверность сведений в реестре | нет ли записи о недостоверности |
| Полномочия подписанта | устав, решение, доверенность на дату договора |
| Дисквалификация руководителя | реестр дисквалифицированных лиц |
| Банкротство | реестр сведений о банкротстве |
| Судебные дела | предмет и суммы исков, кто истец |
| Исполнительные производства | наличие и суммы |
| Финансовое состояние | отчетность за последний год, масштаб относительно сделки |
| Задолженность по налогам | справка или сведения с сайта ФНС |
| Ресурсы под предмет сделки | штат, техника, площади, субподрядчики |
| Опыт по схожему предмету | исполненные контракты, отзывы |
| Присутствие на рынке | сайт, реклама, упоминания |
Подвал — решение: вывод, выявленные слабые места, принятые меры снижения риска, кто согласовал.
Правило, которое стоит записать в регламенте отдельно: пустая клетка недопустима. Если проверить не удалось — так и пишется: «запрошено, отказано», «источник недоступен», «неприменимо». Пустая клетка через год читается как «не проверяли», а запись об отказе — как проверка, натолкнувшаяся на границу.
Как это выглядит у небольшой компании
Чтобы разделы выше не оставались абстракцией — разберем состав на примере. Компания торговая, восемь человек, типовая сделка от трехсот тысяч до трех миллионов.
Область применения. Все договоры с поставщиками и подрядчиками. Исключения: коммунальные услуги, связь, аренда у текущего арендодателя, покупки в розницу по карте.
Два уровня вместо трех.
Базовый — все сделки. Регистрационные данные, достоверность сведений, полномочия подписанта, банкротство, крупные иски, реестр недобросовестных поставщиков. Все из открытых источников, занимает двадцать минут, у контрагента ничего не запрашивается.
Углубленный — если выполняется хоть одно: сумма свыше полутора миллионов, контрагент новый, предмет — работы или услуги, есть предоплата свыше тридцати процентов, цена ниже рынка более чем на десять процентов. Добавляются отчетность, сведения о ресурсах, справка об отсутствии задолженности, опыт по схожему предмету.
Кто. Базовый уровень — менеджер, ведущий сделку. Углубленный — он же, но результат согласовывает коммерческий директор. Никаких новых должностей: регламент, требующий нанять человека, не заработает.
Сроки. Базовый — до двух рабочих дней. Углубленный — до пяти, потому что справку из налоговой контрагент везет не мгновенно.
Безусловный отказ. Запись о недостоверности сведений, дисквалифицированный руководитель, процедура банкротства. Три пункта, спорить не о чем.
Решение директора. Компания моложе года; ресурсов под объем не видно и цепочка поставки не объяснена; сумма исков сопоставима с выручкой; отказ предоставить документы без объяснения.
Меры. Первая сделка ограничена суммой; оплата по факту поставки вместо предоплаты; заверение об обстоятельствах в договоре; приемка партиями.
Фиксация. Чек-лист заполняется в общей таблице с автоматической отметкой времени, скан с подписью подшивается к договору. Хранится вместе с договором.
Перепроверка. Раз в год по каждому действующему поставщику, вне графика — при смене руководителя, переезде или задержке поставки.
Все это умещается на двух страницах. Двух страниц, которые действительно исполняются, достаточно — и они убедительнее двенадцати, по которым никто не работал.
Регламент уже есть, но им не пользуются: как оживить
Частый случай, и он отличается от написания с нуля. Документ утвержден год или три назад, лежит в папке, и ни один человек в компании не может сказать, что в нем написано.
Переписывать его целиком — самый долгий путь и обычно лишний. Порядок другой.
Шаг первый: прогоните по нему две последние реальные сделки. Не гипотетические, а те, что закрылись в прошлом месяце. Отметьте, где регламент требует того, чего не делали, и где делали то, чего он не требует. Это занимает час и дает точный список расхождений.
Шаг второй: решите по каждому расхождению одно из двух. Либо требование лишнее — и его вычеркивают. Либо оно нужное — и тогда надо понять, почему его не исполняли: не знали, не успевали или некому. Третьего не бывает, и каждый из трех ответов лечится по-своему.
Шаг третий: вычеркните больше, чем допишете. Регламент не исполняется почти всегда потому, что требует слишком многого, а не слишком малого. Полторы страницы, по которым работают, полезнее двенадцати, по которым не работал никто — и в глазах проверяющего тоже.
Шаг четвертый: привяжите к событию. Если проверка не привязана к согласованию договора или к заведению контрагента в учетной системе, она пропускается независимо от того, что написано.
Шаг пятый: поставьте дату пересмотра. Через год, в календарь, на конкретного человека. Дата последнего пересмотра сама по себе говорит, что документ живой.
Чего делать не надо. Не переписывать регламент задним числом под уже случившуюся сделку и не датировать новую редакцию прошлым. Расхождение между датой утверждения и тем, как работали, обнаруживается по первым же документам, и выглядит хуже, чем честное «порядок был такой, мы его поправили тогда-то».
Что делает регламент мертвым
Четыре способа получить документ, который не работает. Все четыре встречаются чаще, чем исправный регламент.
Скачали и утвердили не читая. Самый частый. В тексте остаются ссылки на отделы, которых у вас нет, и пороги, не имеющие отношения к вашим суммам. Формально документ есть; при первой же проверке видно, что он не исполнялся ни разу.
Требования выше, чем вы готовы исполнять. Регламент, предписывающий по каждой сделке запрашивать восемь документов, в реальности исполняется по одной сделке из десяти. Это хуже отсутствия регламента: вместо «процедуры не было» получается «процедура была и нарушалась систематически».
Нет назначенного ответственного. «Проверку осуществляет ответственное подразделение» — это не назначение. Если спросить, кто именно проверял конкретную сделку, ответа не будет.
Результат нигде не оседает. Проверка проводится, а следа не остается: посмотрели, обсудили, решили. Через год доказать нечем.
Как сделать, чтобы им пользовались
Начните с одного уровня, а не с трех. Работающий регламент на полторы страницы лучше неработающего на двенадцать. Уровни добавите, когда первый приживется.
Чек-лист должен заполняться за десять минут. Если дольше — его начнут заполнять задним числом пачками, и это будет видно по одинаковым датам.
Свяжите с моментом, который нельзя пропустить. Проверка, привязанная к согласованию договора или к заведению контрагента в учетной системе, происходит сама собой. Проверка «перед сделкой» без привязки к событию пропускается.
Пересматривайте раз в год. Полчаса работы, зато документ остается живым, а дата последнего пересмотра сама по себе говорит о том, что процедура не забыта.
Короткие ответы
У нас три человека в компании. Нужен ли регламент? Нужен, но на полторы страницы: область применения, один порог, кто проверяет, что заполняет, где хранится. Смысл не в объеме, а в том, что порядок задан заранее.
Можно ли ссылаться в регламенте на внешний сервис проверки? Можно и полезно: назвать источники, которыми пользуетесь, — часть описания порядка. Важно только не подменять сервисом весь порядок: он закрывает сбор открытых данных, но не отвечает за способность контрагента исполнить обязательство и не фиксирует ваше решение.
Кто утверждает регламент? Руководитель организации приказом. Знакомить под подпись имеет смысл тех, кто по нему работает, — это тоже след.
Регламент писать до первой проверки или после нее? До. Документ, утвержденный после того, как пришел вопрос, доказывает обратное тому, ради чего его пишут: что порядка у вас не было. Причем видно это сразу — по дате утверждения рядом с датой требования.
У нас разные направления и разные риски. Один регламент или несколько? Один, с разными уровнями внутри. Несколько документов расходятся между собой через полгода, и тогда никто не знает, какой из них действует. Разницу между направлениями проще описать условиями попадания в уровень, чем отдельным документом на каждое.
Можно ли взять чужой регламент и поправить? Можно, и это нормальный способ начать — при условии, что вы прошли по нему и вычеркнули все, чего у вас нет. Опасность не в заимствовании, а в том, что чужой текст оставляют дословно: тогда в документе появляются отделы, которых у вас не существует, и пороги, не имеющие отношения к вашим суммам.
Нужно ли отдельное положение, если есть регламент? Для большинства компаний — нет. Два документа имеют смысл там, где принципы утверждает собственник, а порядок меняется чаще и утверждается директором. Если утверждает один и тот же человек, разделение создает работу и не добавляет ничего.
Надо ли его кому-то показывать? По своей инициативе — нет. Он предъявляется, когда спрашивают, на каком основании вы выбрали контрагента.
Образец
Готовый текст мы намеренно не выкладываем: скачанный и утвержденный не глядя регламент — первая из четырех ошибок выше.
Вместо него — рабочая заготовка: тот же документ, но каждое место, где нужно решение, оставлено пропуском, а рядом написано, чем плохи оба крайних ответа. Заполнение занимает около часа, и после него документ становится вашим, а не скачанным. Форма для получения — ниже и в середине статьи.
Как с этим помогает проверка НББ
Регламент описывает порядок; проверка закрывает в нем самый трудный пункт — способность контрагента исполнить обязательство. Это то, чего не видно ни в одном открытом источнике: реальные обороты подтверждаются сверкой с банковскими выписками, данными кассы и эквайринга.
У отчета есть дата, срок действия и электронная подпись, которую нельзя переписать задним числом, — подлинность проверяется без нашего участия. В терминах раздела 7 это и есть способ оформить результат так, чтобы он не зависел от вашего слова.
Что входит в проверку — в методологии, сроки и стоимость — в тарифах.
Статья носит справочный характер и не является юридической или налоговой консультацией.
Получить заготовку регламента
Пять страниц: девять разделов с пропусками под ваши решения, пример заполнения и лист проверки контрагента. Пришлем ссылку на почту.