Политика обработки персональных данных сервиса «Национальное бизнес-бюро»

Настоящая Политика объясняет, какие персональные данные обрабатывает ООО «Бюробиз» при работе сайта https://nbzb.ru и сервиса «Национальное бизнес-бюро» (далее — НББ), для каких целей, на каких основаниях и как можно реализовать права субъекта персональных данных.

1. Оператор и область действия

1.1. Оператор:

• ООО «Бюробиз»
• ОГРН: 1227800001208
• ИНН: 7838100920
• КПП: 783801001
• Юридический адрес: 191036, г. Санкт-Петербург, Рижский проспект, д. 52, 2 этаж, офис 2
• Email по вопросам персональных данных: info@nbzb.ru
• Сайт: https://nbzb.ru

1.2. Политика применяется к данным:

• посетителей сайта;
• пользователей личного кабинета;
• лиц, оставивших заявку или обращение;
• Клиентов, плательщиков и их представителей;
• лиц, запрашивающих публикацию или оспаривающих Сертификат;
• физических лиц, сведения о которых содержатся в документах, переданных для проверки бизнеса.

1.3. Использование cookies и аналогичных технологий подробно регулируется отдельной Политикой использования cookies.

1.4. НББ не предназначено для несовершеннолетних. Обычные формы сайта не предназначены для медицинских данных, сведений о судимости, биометрических данных и иных чувствительных категорий.

2. Какие данные и откуда получает НББ

2.1. НББ может обрабатывать данные, которые человек предоставляет самостоятельно:

• имя и контактные данные;
• должность, место работы и представляемую организацию;
• данные аккаунта;
• содержание заявки, анкеты, переписки и обращений;
• сведения о Заказе, оплате и возврате;
• данные доверенности, полномочий и электронной подписи;
• данные документа, удостоверяющего личность, только если НББ отдельно запросило его для идентификации или проверки полномочий.

2.2. Автоматически могут обрабатываться:

• IP-адрес, user-agent, дата и время действий;
• сведения об устройстве, браузере и операционной системе;
• журналы авторизации, безопасности и действий в личном кабинете;
• версия принятого документа и подтверждающего действия;
• технические идентификаторы, необходимые для работы сайта и защиты аккаунта.

2.3. В документах для проверки могут содержаться данные директоров, учредителей, сотрудников, представителей, арендодателей, займодавцев, поручителей, индивидуальных предпринимателей, самозанятых и иных лиц.

2.4. Данные могут поступать от самого субъекта, Клиента или его представителя, платёжного провайдера, официальных и общедоступных источников, государственных реестров и сервисов проверки документов и полномочий.

3. Цели и основания обработки

3.1. НББ обрабатывает данные для:

• ответа на заявку и коммуникации с пользователем;
• регистрации, авторизации и ведения аккаунта;
• заключения и исполнения договора;
• идентификации и проверки полномочий;
• приёма и анализа документов;
• подготовки и предоставления Отчёта;
• выпуска, публикации и оспаривания Сертификата;
• оформления платежей, возвратов, счетов и актов;
• технической поддержки;
• обеспечения безопасности и предотвращения мошенничества;
• фиксации юридически значимых действий;
• исполнения требований закона, рассмотрения претензий и защиты прав.

3.2. В зависимости от ситуации основаниями обработки являются:

• согласие субъекта персональных данных;
• необходимость заключения и исполнения договора;
• исполнение обязанности, установленной законом;
• осуществление прав и законных интересов НББ или третьих лиц при условии, что права субъекта не нарушаются;
• обработка общедоступных данных в допустимых законом пределах;
• иные основания, предусмотренные законодательством.

3.3. Для рекламных сообщений используется отдельное добровольное согласие. Отказ от рекламы не влияет на регистрацию, Заказ и получение основной услуги.

3.4. Для публикации персональных данных на публичной странице НББ определяет отдельное основание. Когда требуется согласие на распространение, оно оформляется отдельно и относится к конкретному перечню данных и условиям публикации.

3.5. Сервисные сообщения о регистрации, безопасности, оплате, документах, статусе проверки и готовности результата могут направляться без рекламного согласия, когда они необходимы для исполнения договора или работы сервиса.

4. Документы третьих лиц и роли сторон

4.1. Клиент самостоятельно определяет цель и законное основание передачи НББ персональных данных третьих лиц, содержащихся в документах для проверки.

4.2. В период активной проверки НББ обрабатывает такие данные в пределах Заказа и указаний Клиента, выполняя необходимые операции по приёму, распознаванию, сопоставлению, анализу и подготовке результата.

4.3. Клиент обязан:

• иметь право передавать документы НББ;
• не передавать избыточные данные;
• по возможности скрывать сведения, не относящиеся к проверке;
• сообщать НББ об отзыве разрешения, претензии субъекта, ошибочной загрузке или утрате основания обработки.

4.4. Получение файла не означает, что НББ подтвердило законность всех содержащихся в нём данных. При сомнениях НББ вправе запросить пояснения, ограничить использование или удалить файл.

4.5. После завершения активной проверки НББ может хранить ограниченный доказательственный комплект как самостоятельный оператор, если это необходимо для подтверждения результата, рассмотрения споров и защиты прав. Такое хранение ограничено по составу, сроку и кругу доступа.

4.6. Исходные документы и данные третьих лиц не используются для рекламы и не используются для обучения общедоступных моделей искусственного интеллекта.

5. Операции, получатели и место обработки

5.1. НББ может осуществлять сбор, запись, систематизацию, хранение, уточнение, извлечение, использование, сопоставление, анализ, предоставление доступа, передачу в предусмотренных случаях, маскирование, блокирование, удаление и уничтожение данных с использованием средств автоматизации и без них.

5.2. Для соответствующей цели данные могут предоставляться в необходимом объёме:

• российским провайдерам хостинга и инфраструктуры;
• системам авторизации, CRM и технической поддержки;
• банкам, платёжным провайдерам и операторам фискальных данных;
• сервисам email, SMS и иных уведомлений;
• сервисам проверки электронной подписи, полномочий и официальных источников;
• сервисам веб-аналитики в объёме, описанном в Политике использования cookies;
• сервису сбора технических ошибок — в объёме, необходимом для диагностики сбоя (адрес страницы, тип браузера, IP-адрес);
• юристам, бухгалтерам, аналитикам и техническим специалистам;
• государственным органам и судам при наличии законного требования.

5.3. Конкретный перечень поставщиков и передаваемых им данных определяется после выбора и внедрения соответствующих сервисов. НББ передаёт только объём, необходимый для конкретной задачи.

5.4. Основная инфраструктура, базы данных и первичная запись персональных данных граждан Российской Федерации размещаются на территории Российской Федерации.

5.5. Исходные документы в стандартном процессе не передаются иностранным AI-поставщикам. Если для отдельного процесса потребуется трансграничная передача, НББ предварительно выполняет предусмотренные законом действия и получает отдельное согласие, когда оно необходимо.

5.6. НББ не продаёт персональные данные и не передаёт контакты посторонним лицам для самостоятельной рекламы без отдельного основания.

6. Сроки хранения и безопасность

6.1. Данные заявки, не приведшей к договору, хранятся, как правило, не более 1 года после последнего взаимодействия.

6.2. Данные аккаунта обрабатываются в период его использования. После закрытия минимальный объём может сохраняться для исполнения закона, подтверждения действий и защиты прав.

6.3. Данные о Заказе, оплате, счетах, актах и иных обязательных документах хранятся в сроки, установленные законодательством.

6.4. Документы, использованные для результата проверки, могут храниться:

• 4 года после окончания срока действия Сертификата;
• если Сертификат не выпускался — 4 года с даты предоставления итогового Отчёта.

6.5. Незавершённая проверка без Отчёта хранится, как правило, не более 1 года. Рабочие копии, OCR и временные данные удаляются обычно в течение 30 дней, при технической необходимости — до 90 дней. Резервные копии удаляются по циклу ротации, как правило, до 90 дней.

6.6. При споре, претензии, проверке или расследовании удаление относящихся к ситуации данных может быть приостановлено до её окончательного завершения.

6.7. НББ принимает правовые, организационные и технические меры защиты, включая разграничение доступа, журналы действий, защищённые соединения, резервное копирование, антивирусную проверку, управление инцидентами, минимизацию данных и обучение лиц с доступом.

6.8. Ошибочно загруженный файл можно удалить до старта проверки через интерфейс. После старта пользователь должен сообщить об ошибке; НББ ограничивает дальнейшее использование и проверяет возможность удаления с учётом уже выполненной обработки, резервных копий и обязательных оснований хранения.

7. Права субъекта и обращения

7.1. Субъект персональных данных вправе запросить информацию об обработке своих данных, потребовать уточнения, блокирования или удаления данных, отозвать согласие и обжаловать действия НББ в предусмотренном законом порядке.

7.2. Обращение можно направить:

• на email info@nbzb.ru;
• по юридическому адресу ООО «Бюробиз»;
• через специальную форму или личный кабинет, если соответствующая функция реализована.

7.3. В обращении следует указать ФИО, контакт для ответа, описание требования и сведения, позволяющие найти соответствующие данные. НББ вправе запросить разумное подтверждение личности или полномочий представителя.

7.4. После отзыва согласия НББ прекращает обработку, основанную только на таком согласии, если отсутствует другое законное основание. Отзыв не влияет на законность ранее выполненной обработки и не отменяет обязанности по хранению бухгалтерских, договорных, доказательственных и иных обязательных данных.

7.5. Если обращение касается данных внутри документа, переданного Клиентом, НББ учитывает свою роль, содержание указаний Клиента, права субъекта и иные законные основания. При необходимости НББ взаимодействует с Клиентом, но не перекладывает на него собственные обязанности оператора.

7.6. При изменении целей, состава данных, получателей или иных существенных условий Политика обновляется. Новая обработка не применяется к ранее полученным данным без подходящего основания.